Wie organisiere ich mein Auslandssemester?

Ein Auslandssemester ist eine der wertvollsten Erfahrungen, die man während des Studiums an einer Universität oder Hochschule machen kann. Die Organisation erfordert aber einiges an vorausschauender Planung und geschieht nicht über Nacht. Wenn die passende Gastuniversität ausgewählt worden ist, sollte man etwa ein Jahr vor Beginn des Aufenthaltes mit den Vorbereitungen starten. Es gilt, die jeweiligen Fristen der Austauschdienste zu beachten und die Bewerbung für ein Auslandssemester rechtzeitig einzureichen. Der organisatorische Aufwand fällt wesentlich größer aus, wenn man das Auslandssemester selbst organisiert und nicht auf eine der Partneruniversitäten der eigenen Uni zurückgreift.

Studenten hören Vortrag

Ein Auslandssemester erfordert viel Planung

Wenn man eine Partneruniversität der Heimat-Uni besuchen möchte, ist das internationale Studienbüro der Hochschule der erste Ansprechpartner. Dort werden die notwendigen Formulare für das Auslandssemester ausgehändigt. Diese umfassen in der Regel eine Annahmeerklärung, ein Motivationsschreiben und ein Learning Agreement. Mit dem Learning Agreement wird sichergestellt, dass die im Ausland erbrachten Leistungen von der Heimat-Uni anerkannt werden. Man sollte daher geeignete Module im Lehrprogramm der Partneruniversität heraussuchen und sich die Auswahl vom Prüfungsausschuss der Heimat-Uni schriftlich bestätigen lassen.

Wenn die Bewerbung erfolgreich verlaufen ist, beginnt die eigentliche Organisation des Aufenthaltes.

Finanzierung

Wenn man das Auslandssemester in der EU mithilfe des Erasmus-Programmes absolviert, erhält man einen Zuschuss zu den Lebenshaltungskosten von monatlich 50 bis 300 Euro. Darüber hinaus kann man Auslands-BAFöG beantragen und auch Studenten, die im Inland keinen Anspruch auf Förderung haben, sollten prüfen, ob ein Anspruch auf Auslands-BAFöG besteht, da die Regelsätze anders berechnet werden.

Eine weitere Finanzierungsmöglichkeit stellen Stipendien dar. Etwa ein Jahr vor dem geplanten Aufenthalt sollte man sich um diese Hilfen zur Finanzierung bewerben.

Sprachkenntnisse nachweisen

Vielleicht erforderte schon die Bewerbung für das Auslandssemester einen Nachweis über die notwendigen Sprachkenntnisse. Für das Erasmus-Programm wird beispielsweise das Sprachniveau B2 in Englisch und das Niveau B1 in allen anderen europäischen Sprachen vorausgesetzt. Andernfalls kann ein Nachweis bei der Beantragung des Studentenvisums verlangt werden. Etwa ein Jahr vor dem Aufenthalt sollte man daher beginnen, bestehende Sprachkenntnisse aufzufrischen und zu erweitern. Online finden sich dazu zahlreiche, kostenlose Einstufungstests. Ein Niveautest für Sprachen wie der in den USA anerkannte TOEFL-Test ist allerdings kostenpflichtig.

Reisepass

Die Gültigkeit des Reisepasses zu überprüfen ist eher eine leichte Angelegenheit. Oft wird verlangt, dass dieser noch sechs Monate nach Ende des geplanten Aufenthaltes gültig ist. Hier wiederum gilt, sich rechtzeitig zu informieren und gegebenenfalls einen neuen Pass zu beantragen. Die Ausstellung eines neuen Reisepasses dauert vier bis sechs Wochen und sollte vor der Beantragung des Studentenvisums und der Flugbuchung erfolgen. In EU-Ländern ist dagegen nur ein gültiger Personalausweis erforderlich.

Reisepass

Bitte vorher den Reisepass überprüfen

Visum beantragen

Rechtzeitig einige Monate vor der Abreise sollte man sich über das eventuell notwendige Studentenvisum informieren und vor allem die Abgabe- bzw. Bearbeitungsfristen in Erfahrung bringen. In der Regel ist für die Beantragung ein Besuch des nächstgelegenen Konsulats des jeweiligen Landes nötig. Die erforderlichen Unterlagen variieren von Land zu Land, jedoch kann bei der Beantragung ein Nachweis über ausreichende finanzielle Mittel eingefordert werden. Die Finanzierung des Auslandssemesters sollte zu diesem Zeitpunkt also schon geklärt worden sein. In der EU entfällt die Visumpflicht.

Wohnungssuche

Etwa drei Monate vor der Abreise sollte man sich um die Unterkunft kümmern. Wenn man keine Wohnung für die gesamte Dauer des Aufenthalts findet, sollte man eine vorübergehende Unterkunft ausfindig machen und dann vor Ort suchen, was oft viel einfacher ist. Eventuell organisiert der Austauschservice auch Plätze in einem Wohnheim für Studenten. Die Gastuniversität stellt meistens Ressourcen zur Verfügung, um online ein WG-Zimmer oder eine Wohnung zu organisieren.

Vor der Unterzeichnung eines Mietvertrages gilt, die Wohnung oder das Zimmer zu begutachten, um sich vor unangenehmen Überraschungen zu schützen. Es ist daher sinnvoll, vor der Abreise ein oder zwei Zimmer ausfindig zu machen und den Vermieter zu kontaktieren. Sofort nach der Ankunft kann man diese dann besichtigen, während man in einem Hotel oder bei Bekannten untergekommen ist.

Wohnung

Suche nach einer Wohnung

Krankenversicherung

Für ein Auslandssemester ist es notwendig, einen ausreichenden Versicherungsschutz im Krankheitsfall nachzuweisen. Innerhalb der EU gewährleisten gesetzliche und private Krankenkassen weiterhin den Versicherungsschutz, jedoch sind die Leistungen in jedem Land unterschiedlich und eine private Zusatzversicherung ist eventuell angebracht. Chronisch kranke Studenten werden von den Krankenversicherungen jedoch mitunter nicht im Ausland gedeckt. Es gilt, rechtzeitig die Krankenkasse über den bevorstehenden Aufenthalt im EU-Ausland zu informieren und sich eine Europäische Krankenversicherungskarte (EHIC) oder eine Anspruchsbescheinigung ausstellen zu lassen. Trotz der Sozialversicherungsabkommen mit den EU-Staaten müssen Behandlungskosten im Ausland eventuell direkt bezahlt werden. Ein entsprechendes Notfallbudget sollte hierfür eingeplant werden. Die Kosten oder zumindest ein Teil der Kosten werden anschließend von der deutschen Krankenkasse unter Vorlage der ärztlichen Belege erstattet. Bei Aufenthalten außerhalb der EU muss man sich privat versichern. Hierfür gibt es zahlreiche Anbieter und die Hochschulen bieten oft spezielle Versicherungspakete für ihre Studenten an. Die Versicherung muss vor der Abreise abgeschlossen werden. Bei längeren Aufenthalten ab etwa einem Jahr ist es unter Umständen auch möglich, sich vor Ort versichern zu lassen.

Flüge buchen

Erst wenn Formalitäten wie das Studentenvisum geklärt wurden, sollte man sich mit der Buchung der Flüge befassen. Im Internet gibt es dafür zahlreiche Suchmaschinen, welche die günstigsten Verbindungen an unterschiedlichen Daten heraussuchen. Etwa sechs Wochen vor dem Abflug findet man oft die besten Deals. Bei Billigairlines wie Ryanair ist es aber ratsam, so früh wie möglich zu buchen. Generell ist es auf Langstrecken günstiger, den Hin- und Rückflug gleichzeitig zu buchen. Wenn man aber noch nicht weiß, wann genau es zurückgehen soll und sich mehr Flexibilität einräumen möchte, dann sollte man an besten nur den Hinflug buchen.

Flughafen

Flüge buchen

Formulare einscannen und Reisevorbereitungen treffen

Vor der Reise sollten alle wichtigen Formulare wie Reisepass, Kreditkarten, Versicherungsbescheide und Notrufnummern eingescannt und als E-Mail gespeichert werden. Das ist sehr praktisch im Falle eines Verlustes oder bei Diebstahl. In bestimmten Regionen können vor der Reise Impfungen notwendig werden. Bei einer vorsorglichen ärztlichen Untersuchung kann das abgeklärt werden. Wer dauerhaft Medikamente einnimmt oder zum Beispiel Kontaktlinsen trägt, sollte auch hier vorsorgen und sich einen Entsprechenden Vorrat anlegen. Um sich unangenehme Überraschungen während des Aufenthaltes zu ersparen ist auch eine vorsorgliche Kontrolle beim Zahnarzt empfehlenswert. Mit der Heimatuniversität muss geklärt werden, ob man während des Auslandssemesters ein Urlaubssemester beantragen muss oder ob man ganz normal immatrikuliert bleibt. Das hängt von der Hochschule und dem Studienprogramm ab, denn in einigen Kursen ist das Auslandssemester im Programm vorgesehen. Darüber hinaus sollte man nicht vergessen, sich einen internationalen Studentenausweis ausstellen zu lassen, um auch im Gastland von den üblichen Preisreduktionen zu profitieren.

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